Jak poprawić płynność finansową firmy i zabezpieczyć się przed przestojami?

Płynność finansową firmy można poprawić przez szybsze odzyskiwanie należności, kontrolę kosztów, rozsądne zarządzanie zapasami i utrzymywanie rezerwy gotówki. Ważne jest też regularne sprawdzanie, kiedy pieniądze wpłyną na konto i kiedy trzeba będzie je wydać. Firma może przecież wykazywać zysk, a mimo to nie mieć środków na pensje, podatki czy faktury od dostawców. Gdy między wpływami i wydatkami powstaje większa luka, pomocny może być faktoring, limit w rachunku albo kredyt obrotowy. Najlepiej jednak reagować wcześniej, zanim brak gotówki zacznie blokować bieżącą działalność.

Czym właściwie jest płynność finansowa firmy?

Płynność finansowa pokazuje, czy firma ma wystarczająco dużo pieniędzy, aby na czas płacić swoje bieżące zobowiązania. Chodzi między innymi o wynagrodzenia, podatki, składki, faktury za towary i usługi czy raty leasingowe.

Nie jest to to samo co rentowność.

Firma może zarabiać, ale jednocześnie mieć problem z gotówką. Wystarczy, że klienci płacą po 30 lub 60 dniach, a przedsiębiorca swoje rachunki musi regulować znacznie wcześniej.

Przykład jest prosty.

Firma wykonała usługę za 50 000 zł i wystawiła fakturę. Sprzedaż już się odbyła. Jeśli klient zapłaci dopiero za dwa miesiące, przez ten czas trzeba z innych środków pokryć pensje, podatki, materiały, paliwo i pozostałe koszty.

Dlatego zysk nie oznacza jeszcze, że pieniądze są dostępne na firmowym koncie.

Jak poprawić płynność finansową firmy?

Najczęściej nie potrzeba jednej dużej zmiany. Lepszy efekt daje uporządkowanie kilku codziennych spraw, które wpływają na to, kiedy pieniądze wpływają i wypływają z firmy.

Wystawiaj faktury jak najszybciej

Każdy dzień zwłoki z wystawieniem faktury może oznaczać późniejszą płatność.

Jeśli usługa została wykonana w poniedziałek, nie warto czekać z fakturą do końca miesiąca. Firma sama wydłuża wtedy okres oczekiwania na swoje pieniądze.

W praktyce warto:

• wystawiać faktury od razu po wykonaniu usługi lub dostawie,
• korzystać z automatycznego fakturowania,
• wysyłać dokumenty elektronicznie,
• sprawdzać, czy faktura trafiła do właściwej osoby,
• szybko poprawiać ewentualne błędy.

Przy większej liczbie klientów nawet skrócenie tego procesu o kilka dni może wyraźnie poprawić przepływ gotówki.

Skracaj terminy płatności, gdy możesz

Termin 60 dni nie musi być standardem w każdej współpracy.

Jeśli klient i charakter zlecenia na to pozwalają, można ustalić płatność w ciągu 7, 14 albo 21 dni. Przy większych projektach dobrze sprawdzają się też zaliczki i płatności za kolejne etapy prac.

Zamiast czekać na całe 100 000 zł do końca projektu, można ustalić na przykład:

• 30% zaliczki,
• 30% po zakończeniu pierwszego etapu,
• 40% po odbiorze całości.

Firma nie musi wtedy finansować całego zlecenia ze swojej kieszeni.

Pilnuj należności, zanim zrobi się z nich problem

Nieopłacone faktury to jeden z najczęstszych powodów problemów z płynnością. Na papierze firma ma przychód. Na koncie pieniędzy nadal jednak nie ma.

Nie warto czekać kilku tygodni, zanim ktoś przypomni klientowi o zaległości.

Można wprowadzić prosty schemat:

przypomnienie przed terminem → kontakt po terminie → wezwanie do zapłaty → dalsze działania, jeśli klient nadal nie płaci.

Przy większej liczbie faktur przydają się automatyczne przypomnienia wysyłane jeszcze przed terminem płatności.

Warto też sprawdzać, którzy klienci notorycznie spóźniają się z przelewami. Duży kontrahent może generować spory obrót, ale jeśli firma przez dwa lub trzy miesiące finansuje jego zakupy, taka współpraca może mocno obciążać gotówkę.

Sprawdzaj kontrahentów przed dużymi zleceniami

Lepiej wcześniej sprawdzić klienta, niż później przez wiele miesięcy odzyskiwać należność.

Przy większych kontraktach warto zweryfikować:

• dane rejestrowe firmy,
• okres prowadzenia działalności,
• osoby uprawnione do reprezentacji,
• dostępne informacje o sytuacji finansowej,
• wcześniejszą współpracę,
• terminowość poprzednich płatności.

Przy nowym kliencie można zacząć od mniejszego zamówienia albo poprosić o zaliczkę.

Czujność powinna wzrosnąć zwłaszcza wtedy, gdy nowy kontrahent od razu oczekuje bardzo długiego terminu płatności przy wysokiej wartości zamówienia.

Przygotuj prognozę przepływów pieniężnych

Nie trzeba budować skomplikowanego modelu finansowego. W małej firmie często wystarczy zwykły arkusz z planowanymi wpływami i wydatkami na kolejne tygodnie.

Może wyglądać tak:

Termin	Planowane wpływy	Planowane wydatki	Przewidywane saldo
Tydzień 1	40 000 zł	28 000 zł	+12 000 zł
Tydzień 2	15 000 zł	25 000 zł	-10 000 zł
Tydzień 3	55 000 zł	30 000 zł	+25 000 zł

Najważniejsze nie jest to, ile firma zarobi przez cały miesiąc. Trzeba zobaczyć, w którym tygodniu może zabraknąć gotówki.

Taki plan daje czas na reakcję. Można przesunąć mniej pilny wydatek, przyspieszyć płatność od klienta albo wcześniej przygotować dodatkowe finansowanie.

Stwórz firmową poduszkę finansową

Opóźnienie płatności od dużego klienta albo nagły spadek sprzedaży nie powinny od razu zatrzymywać działalności.

Dlatego warto odkładać część pieniędzy jako rezerwę.

Nie da się wskazać jednej kwoty odpowiedniej dla każdej firmy. Innej rezerwy potrzebuje sklep internetowy, innej zakład produkcyjny, a jeszcze innej jednoosobowa działalność usługowa.

Przy ustalaniu jej wysokości warto sprawdzić:

• miesięczne koszty stałe,
• sezonowość sprzedaży,
• regularność przychodów,
• udział największych klientów w sprzedaży,
• terminy płatności,
• możliwość szybkiego ograniczenia części wydatków.

Im bardziej nieregularne są przychody, tym większe znaczenie ma gotówka odłożona na trudniejszy okres.

Kontroluj koszty stałe

Czynsz, pensje, leasingi, raty i abonamenty trzeba płacić także w słabszym miesiącu.

Dlatego raz na jakiś czas warto przejrzeć wszystkie stałe wydatki.

Pomagają proste pytania:

Czy nadal z tego korzystamy? Czy ten abonament jest nam potrzebny? Czy można renegocjować umowę? Czy ten wydatek pomaga zarabiać albo realnie oszczędzać?

Nie chodzi o to, aby ciąć każdy koszt.

Rezygnacja z narzędzia, reklamy czy pracownika, który realnie wpływa na sprzedaż, może przynieść więcej szkody niż oszczędności. Lepiej szukać wydatków, które zostały z firmą z przyzwyczajenia i nie dają już żadnej wartości.

Nie zamrażaj zbyt dużo pieniędzy w magazynie

Pełny magazyn może wyglądać dobrze, ale towar na półce nie zapłaci faktury za prąd ani wynagrodzeń.

Problem dotyczy przede wszystkim handlu i produkcji.

Jeśli firma kupi zbyt dużo towaru, część gotówki może zostać zamrożona na wiele tygodni lub miesięcy.

Warto regularnie sprawdzać:

• które produkty sprzedają się szybko,
• które zalegają w magazynie,
• ile towaru sezonowego zostało,
• jaki zapas jest naprawdę potrzebny,
• jak często można zamawiać dostawy,
• czy da się kupować mniejsze partie.

Duży rabat od dostawcy bywa kuszący. Jeśli jednak w zamian trzeba zamrozić znaczną część gotówki w towarze, taka oszczędność nie zawsze się opłaci.

Negocjuj także z dostawcami

Płynność zależy nie tylko od tego, kiedy płacą klienci. Liczy się również termin, w którym firma sama musi regulować rachunki.

Jeśli klient płaci po 30 dniach, a dostawca oczekuje przelewu w ciągu 7 dni, przez 23 dni firma finansuje tę różnicę z własnych pieniędzy.

Przy stałej współpracy można negocjować:

• dłuższy termin płatności,
• płatność w częściach,
• limit kupiecki,
• podział dużego zamówienia na kilka etapów.

Nie oznacza to celowego opóźniania płatności. Zaległości mogą pogorszyć relacje z dostawcą i przenieść problem na kolejną firmę.

Nie uzależniaj firmy od jednego dużego klienta

Jeden kontrahent odpowiadający za połowę przychodów może być zarówno dużą szansą, jak i dużym ryzykiem.

Wystarczy, że:

• zakończy współpracę,
• ograniczy zamówienia,
• zacznie płacić z dużym opóźnieniem.

Firma może wtedy bardzo szybko odczuć brak gotówki.

Bezpieczniej jest rozwijać sprzedaż do kilku niezależnych klientów. Utrata jednego z nich nadal będzie odczuwalna, ale nie powinna od razu zagrozić całej działalności.

Jak finansowanie zewnętrzne może pomóc w utrzymaniu płynności?

Kredyt czy faktoring nie muszą oznaczać, że firma ma problemy. Czasami służą po prostu do pokrycia luki między momentem poniesienia kosztu a otrzymaniem pieniędzy od klienta. Przy wyborze kredytu, leasingu lub innej formy finansowania Piotr Adamus doradca finansowy może pomóc porównać dostępne rozwiązania i dopasować je do aktualnej sytuacji oraz możliwości firmy.

Kredyt obrotowy lub limit w rachunku

Limit w rachunku albo kredyt obrotowy może pomóc opłacić bieżące wydatki wtedy, gdy firma czeka na przelewy od klientów.

Trzeba jednak wiedzieć, skąd bierze się brak gotówki.

Finansowanie nie naprawi działalności, która miesiąc po miesiącu przynosi straty. Może za to pomóc rentownej firmie, która ma dużo wystawionych faktur, ale musi jeszcze poczekać na ich opłacenie.

Faktoring

Przy faktoringu firma może otrzymać część pieniędzy z wystawionej faktury jeszcze przed terminem jej płatności.

Takie rozwiązanie może być przydatne, gdy przedsiębiorstwo:

• wystawia faktury z długimi terminami,
• szybko zwiększa sprzedaż,
• potrzebuje pieniędzy na kolejne zamówienia,
• nie chce czekać kilku tygodni na przelew od klienta.

Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić koszt usługi i dokładne zasady rozliczenia.

Leasing

Samochód za kilkaset tysięcy złotych, nowa maszyna czy urządzenie mogą mocno uszczuplić firmowe konto.

Leasing pozwala rozłożyć taki wydatek w czasie i nie angażować od razu całej kwoty.

Trzeba jednak patrzeć dalej niż tylko na pierwszą wpłatę. Raty będą obciążały firmę przez kolejne miesiące, więc powinny znaleźć się w prognozie przepływów.

Jak zabezpieczyć firmę przed przestojem?

Problemy z gotówką zwykle nie pojawiają się z dnia na dzień. Wcześniej można zauważyć konkretne sygnały.

Niepokój powinny wzbudzić między innymi:

• rosnąca liczba przeterminowanych faktur,
• coraz częstsze korzystanie z limitu w rachunku,
• problemy z terminowym opłacaniem zobowiązań,
• spadek gotówki na koncie,
• rosnący magazyn,
• mniejsza liczba nowych zamówień,
• zbyt duży udział kilku klientów w przychodach.

Warto wcześniej przygotować prosty plan awaryjny.

Powinien odpowiadać na kilka pytań:

Które koszty możemy ograniczyć od razu? Które płatności od klientów możemy przyspieszyć? Czy mamy dostęp do dodatkowego finansowania? Z którymi dostawcami można zmienić warunki? Jak długo firma może działać przy mocnym spadku sprzedaży?

Szukanie odpowiedzi dopiero wtedy, gdy na koncie nie wystarcza pieniędzy na pensje czy podatki, mocno ogranicza możliwości działania.

Jakie wskaźniki warto monitorować?

Nie trzeba codziennie analizować kilkudziesięciu raportów.

W wielu małych i średnich firmach wystarczy regularnie sprawdzać:

• ilość dostępnej gotówki,
• wartość przeterminowanych należności,
• planowane wpływy i wydatki,
• zobowiązania krótkoterminowe,
• czas oczekiwania na zapłatę od klientów,
• rotację zapasów,
• udział największych klientów w przychodach.

Przydatny jest też 13-tygodniowy plan przepływów pieniężnych. Warto aktualizować go na podstawie rzeczywistych wpływów, nowych umów i wydatków. Dzięki temu firma widzi nie tylko dzisiejsze saldo, ale również to, co może wydarzyć się za kilka tygodni.

Najczęstszy błąd: reakcja dopiero wtedy, gdy brakuje pieniędzy

Brak środków na wynagrodzenia, ZUS, podatki czy ważne faktury oznacza, że pole manewru jest już małe.

Znacznie łatwiej rozmawiać z bankiem, dostawcą lub kontrahentem wtedy, gdy sytuacja nadal jest stabilna.

Dlatego płynnością trzeba zarządzać z wyprzedzeniem.

Dobrze prowadzona firma wie nie tylko, ile pieniędzy ma dziś na koncie. Powinna też mieć przynajmniej przybliżony obraz tego, jak może wyglądać sytuacja za miesiąc, dwa lub trzy.

Najważniejsze wnioski

• Zysk i płynność finansowa to dwie różne rzeczy. Firma może zarabiać, ale nadal nie mieć wystarczającej ilości gotówki.
• Faktury warto wystawiać od razu i regularnie pilnować płatności.
• Przy dużych zleceniach dobrze sprawdzają się zaliczki i rozliczenia etapowe.
• Plan wpływów i wydatków pomaga wcześniej zauważyć przyszłą lukę w gotówce.
• Zbyt duży magazyn może zamrozić pieniądze na wiele miesięcy.
• Koszty stałe warto regularnie przeglądać i usuwać te, które nie są już potrzebne.
• Duże uzależnienie od jednego kontrahenta zwiększa ryzyko problemów.
• Rezerwa gotówkowa daje firmie czas na reakcję przy spadku sprzedaży lub opóźnieniach klientów.
• Faktoring, kredyt obrotowy i limit w rachunku mogą pomóc przy czasowych brakach gotówki, ale ich koszt trzeba wcześniej policzyć.
• Najlepiej działać wtedy, gdy firma nadal ma pieniądze i możliwość wyboru.

FAQ

Jak najszybciej poprawić płynność finansową firmy?

Najpierw warto sprawdzić, kto zalega z płatnościami, szybko wystawić brakujące faktury i skontaktować się z klientami, których termin zapłaty już minął. Dobrze też przejrzeć bieżące wydatki i odłożyć te, które nie są teraz konieczne. Kolejnym krokiem powinien być plan wpływów i wydatków na kilka najbliższych tygodni.

Czy firma może mieć zysk i jednocześnie stracić płynność?

Tak. Firma może wykazywać zysk, ale nadal czekać na pieniądze od klientów. Jeśli faktury mają terminy 30, 60 czy 90 dni, a pensje, podatki i rachunki trzeba płacić wcześniej, na koncie może chwilowo zabraknąć gotówki.

Ile pieniędzy firma powinna mieć w rezerwie?

Nie ma jednej kwoty odpowiedniej dla każdej firmy. Wysokość rezerwy zależy między innymi od kosztów stałych, regularności sprzedaży, sezonowości i tego, jak długo klienci czekają z płatnościami.

Czy faktoring poprawia płynność finansową?

Tak, może pomóc, ponieważ pozwala w określonych modelach wcześniej otrzymać pieniądze z wystawionej faktury. Przed skorzystaniem z faktoringu warto jednak policzyć koszt usługi i sprawdzić wszystkie warunki umowy.

Co najbardziej zagraża płynności małej firmy?

Częste opóźnienia klientów, wysokie koszty stałe, brak rezerwy, nadmierny magazyn i nagły spadek sprzedaży potrafią szybko uszczuplić gotówkę. Ryzyko rośnie też wtedy, gdy większość przychodów pochodzi od jednego lub dwóch klientów.

Jak często analizować płynność finansową?

W małej firmie warto sprawdzać podstawowe wpływy i wydatki przynajmniej raz w tygodniu. Jeśli przychody są nieregularne albo pojawia się duży wydatek, nowy kontrakt lub opóźnienie klienta, prognozę najlepiej zaktualizować od razu.